即向首长报告，由首 长出面接待。来人向秘书问起情况时，不要对肯定或否定的问题夸夸其谈，只作简要性的汇 报，详细情况由首长和有关部门汇报。 对上级来人的接待，秘书的任务，重点是安排吃、住、行，沟通与首长和有关部门的联 系。介绍情况要慎重，对于吃、住、行和有关活动的安排，除按有关规定标准办理外，还应 请示首长，看有什么具体交待。不要自作主张。否则，出了问题秘书负不起责任。 （五）对新闻单位来人的接待 新闻单位的来人，主要是报社、电台、电视台或有关刊物的编辑、记者等的采访。秘书 在接待中，要尽量多提供方便，少提供新闻。多提供方便主要是住和行，房间要适合写稿， 安静舒适，有较好的通讯装置。用车尽量保证，派人随同采访。少提供新闻主要是一些内部 情况、新近发生的事情等，不要主动介绍。在介绍有关情况时应防止作假，为了上报纸、上 广播，任意拔高、夸大，甚至无中生有。这样做一时痛快，但可能要犯错误。一些反面情况 应谨慎介绍，做必要的说明，但还要实事求是，不能故意阻拦、刁难，以免引出相反结果。 四、接待中应注意的问题 接待工作是个政策性、灵活性都很强的工作。必须有较高的政治觉悟和政策水平，有较 强的组织纪律观念，同时也必须有丰富的知识和机敏的头脑，以及干练的办事能力。 （一）掌握政策 一定要按有关政策规定来处理来访人员的问题和事项，并通过接待来宣传党的路线、方 针、政策。否则就会犯错误，甚至造成不可挽回的影响。例如，某人的子女当年未能入伍， 现在要求补办入伍手续。这是搞假军人的行为，违反兵役法，无论情况如何，秘书都不能随 意处理。 （二）注意保密 要注意军队的特殊性，对外来人，特别是地方来人，应有必要的警惕性。某些领导机关 的工作人员被美女、骗子所害，其中一个原因是警惕性不高。这些人对部队的情况掌握得一 清二楚，编制、装备、驻地、甚至领导人姓名都说得准确无误，让人信以为真，结果上当受 骗。 （三）风纪良好 保持军人姿态，穿戴整齐，举止大方，表情自然，不卑不亢。站有站相，坐有坐相。不 90
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能叼支烟，穿拖鞋，留长发等等。 （四）尊重民俗 了解和掌握少数民族的风俗习惯。对少数民族的来访者要按其本民族的风俗安置，条件 达不到的要事先说明。讲话中不要出现忌讳的词语，送东西也不要有忌讳的嫌疑。某地方当 局派人来部队学习英雄模范人物的事迹，秘书安排他们听了养猪模范的报告会，还组织他们 到养猪场参观，其中有两个地方领导是回族人。秘书忽略了，弄得这两个同志挺不愉快，首 长明里暗里作了许多和缓工作，才没出什么不良后果。 91
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跟随首长时回避的艺术 回避，顾名思义，是有意让开、躲开的意思。 秘书是首长的助手和参谋，要时刻跟在首长的身边。可这里为什么又要讲到回避呢？ 秘书要紧随首长身边，这是为首长服务的需要。在特定的场合下进行必要的回避，也是 为首长服务的需要。 一、为什么要回避 说明这个问题的必要性，我们不准备讲出多少条条，仅举一例为证。 有一位将军到某军队院校视察工作。晚饭后，一位教授前去看望，他们曾是儿时的伙伴， 一个部队的老战友，又是多年的邻居，所以无论个人之间还是家庭之间，关系都非同一般。 见面时又是握手又是拍打，非常亲热，非常随便。但当他们坐定后，忽然教授看到首长的秘 书端端地坐在旁边，于是觉得，这样放肆随便地跟首长开玩笑，实在有些过分，让秘书看到 了多不好。于是，双方都觉得有点拘束。十几年过去了，他们在职务上相距甚远，但他们私 人之间可以说是没有级别障碍的，旧时的友谊，过去了的风风雨雨，统统涌上心头，有许多 往事需要回忆，有许多心绪需要表达。老教授本想说：“你小子怎么这么好的运气，三下五 除二就爬上去了！”但看首长身边的秘书，端坐在那，只好把到了嘴边的话又咽了下去，双 方的目光都投向了电视。过了一会，教授又想跟首长讲一讲孩童时一块到果园偷果吃的情形， 他还想提到刚当干部时找对像弄成单相思的苦熬情形，甚至想摆一摆一起当机关干事时晚饭 后海吹神侃的趣事。但秘书在跟前这些话无法出口，如若无拘无束、没上没下地胡吹冒聊， 又显然有失首长的尊严和身份。于是，又是一阵沉默，双方目光再次投向电视。时而流出一 句：“家里人好吗？”“好。”“孩子都长大了？”“长大了。”“××现在怎么样了？”“已经死 了。“噢，挺突然呀！”“人嘛，就那么回事。”“是呀，这人呀，功名利禄，都是身外物；；” 首长本来还想感叹几句，但一看秘书在身边，再说下去恐怕不妥，也只好咽下去了，于是， 又是一阵沉默，双方目光再次投向电视。 很明显，在这种场合下，秘书的存在有碍于他们之间的随便交谈。这种场合，秘书就应 该回避，但这位呆板的秘书，端端地坐在那里就是不动弹。这就难免让来访的老教授有些不 悦了。 二、回避的时机 秘书跟随首长，在哪些情况下需要回避呢？这里仅提几点供参考。 （一）首长们很严肃而神秘地要讨论一些重大问题 比如传达上级的一个重要通报；研究一些重要的人事安排；互相间开展交心谈心活动； 交流一下对某些下级主要领导人员的看法；对某些问题的认识不一致，发生了争执。遇有这 种情况，秘书就要主动地退出去。 （二）首长的亲属来找首长 首长的亲属本来经常和首长在一起，而且连很方便的通讯设备也不用，却非要亲自到办 公室跑一趟不可，这说明有重要的急事需要和首长当面商量。遇有这种情况，秘书就要主动 地退出去。有位首长后续了一位年轻美貌的夫人，关系不和。这位夫人经常到办公室找首长 的麻烦，不管谁在跟前，她都不给首长一点面子，大吵大闹，弄得首长常常下不了台。秘书 92
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就不能站在那里看笑话，而要赶快回避。 （三）上级领导机关人员找首长谈话 他们找首长很可能不是谈一般的部队建设，而要谈一些重要的、机密的问题。比如传达 上级的重要决定，研究某些人事安排，交换对班子中某些人的看法，或者谈一些首长本人的 问题。遇有这种情况，秘书就要主动地退出去 （四）首长找某个人单独谈话 首长找谁谈话，在什么时机进行谈话，都是很慎重的。而且是主动地找，这种谈话内容 就带有一定的保密性。首长可能找他要交待个什么工作，或者谈他的一些个人问题。这些都 没必要让第三者知道。遇有这种情况，秘书就要主动地退出去。 （五）首长和密友交谈时 首长和密友交谈是和善的、随便的，没有职务等级区别的，甚至是调皮放肆。同时也不 排除密友找首长想办一些个人私事，或者想反映一下本单位的问题的，或者想交谈一下对某 些重大问题的看法，等等。这时秘书在场就显得多余，应主动地退出去。一次某首长到部队 视察工作，这个部队的A 同志是这位首长的老战友。A 同志就个人的使用问题，实在是想找 这位首长谈一谈，但几次到这位首长的住处都没有个单独交谈的机会。一天早晨散步，他俩 在公园不期而遇，A 同志感到这个机会不能错过，但一瞅首长身边跟着五六个随行人员，A 同志想单刀直入地和首长讲几句，但那些随行人员根本没有回避的意思，于是到了嘴边的话 又咽下去了。后来这位A 同志个人的发展不顺利，后悔那次没把真心话掏给曾经是自己的 老战友——现在的大首长，并且经常大骂首长的那些随行人员碍了他的事。 三、回避的注意事项 秘书回避要注意这样几个问题： 第一，要适应首长的习惯。 有的首长独立性较强，一般不依赖秘书，万不得已，才叫秘书办理。这种情况下，秘书 的回避就要多一些。有的首长独立性稍差，事事依赖秘书，有些私下里的事，也要秘书出面。 这种情况下，秘书的回避就要少一些。所以，根据首长习惯，需要你回避你就回避，不让你 回避你就不要回避。 第二，回避之后要适时询问首长有何吩咐安排。 不要一看需要回避，就没自己的事了，撒手不管。或者跑到外边溜达闲逛去了，待首长 需要找你办事的时候，却找不见你，这就很可能出问题。 一次，一位首长到部队视察工作，一个偶然的机会，发现了自己30 年前的一位老战友 “刘老”。“刘老”就在这个部队的干休所休息，真是喜出望外。闲谈之后，这位首长说：“明 天中午我请你吃饭。就在这个部队招待所。” “刘老”虽然现在没身份了，但仍是个很注重面子的人，也是一个很爱出风头的人。一 听当年的老战友现在是部队的大首长要请自己吃饭，感到无比荣幸，就一边推辞一边答应下 来。首长把邀请的话讲到这里，接着回头向左右看了一看，——可能是在寻找秘书。他发现 身边没有服务人员，于是补充说：“这样吧！明天中午11 点半我派人到你家找你。” “刘老”在等待受请的这半天里快活极了，逢人便说：“××首长过去和我是老战友，；； 想当年我们两个；；嘿！那关系太密切了！明天中午他还请我吃饭！”经“刘老”这么一说， 别人这么一传，整个干休所和机关大院都知道大首长要和“刘老”共进午餐。 第二天中午的11 点半终于到了，“刘老”的心咚咚地加快了跳动。——怎么没有人来请 我呢？周围的许多人见了他就问：“怎么没去和首长共进午餐呀？”“刘老”的脸红到了脖子 根。他实在耐不住，就跑到招待所想看个究竟。他远远地隔着玻璃窗户看见，大首长和这个 93
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部队的领导已经开宴了。 当首长吃过饭出来时，看到“刘老”木然地站在那里，顿时尴尬不已。 产生这个问题的原因在哪里？主要在于首长讲到要宴请“刘老”时，秘书不在场。也就 是说，秘书回避得太遥远。首长把这事说完后，因工作忙就忘记了，而秘书也没有寻问首长 有何吩咐和安排，结果使小小的一项工作出了个大漏洞。 第三，注意首长的某种暗示。 在和首长的相处中，什么时候应该回避，什么时候不应该回避；在哪些情况下应该回避， 哪些情况下不应该回避。这个“度”有时很难掌握，这就要注意首长对你的某种暗示。聪明 的秘书对自己十分熟悉的首长的一举一动，包含一种什么意向，都是十分清楚的，无须别人 指教。重要的是需处处留神，从首长的无声语言中，体味出他明确的态度来。 94
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协助首长承办会务的艺术 会议，一般的解释是：三人以上在一起讨论某种事项。现在，党政军的重大问题，往往 都采取召开会议的形式讨论决定。会议，体现着党的民主集中制，体现着党的集体领导，也 体现着党的群众路线。 会议的类型是很多的，可以数上几十种。主要的有例行工作会议、专题性会议、联席性 会议、部署工作性会议、总结性会议、座谈会、代表大会、代表会、表彰会、动员会、现场 办公会、经验交流会、电话会、电视会、广播大会、报告会、研讨会、招待会、碰头会、常 委会、全委会、恳谈会、团拜会、听证会、小组会，等等。 凡属较为重要的会议，首长都要出席。有时一个首长参加，有时几个首长参加，有时全 体首长参加。有时开幕时首长出席，有时会议中间首长接见与会代表，或有时到会做报告或 发表谈话，有时会议结束时首长去讲话。 凡首长要参加的会议，秘书就要参与这个会议的某个环节或全过程。 所以，秘书如何为首长办好会务，也是一项经常性的工作。就会议的全过程来看，秘书 可能参与承办的主要任务是：（1）收集会议的议题，安排会议的议程；（2）发出会议通知， 负责会议报道；（3）准备会议材料，撰写会议文件；（4 ）对与会人员进行编组，布置会场， 安排座次；（5）印发会议证件，负责会场签到；（6）及时发收文件，认真加强管理；（7）做 好会议记录，整理文件，立卷归档；（8）做好会议的保密工作。 以上八项，是秘书人员在做好包括大会小会在内的会务工作中，带有共性的工作。至于 某一具体会议，某一秘书人员要做哪些工作，需要根据情况决定。下面就秘书为首长办好会 务几个共性问题加以探讨。 一、做好会议准备工作 会前准备工作主要包括： （一）安排议题 这是开会前秘书要做的第一件事情。一般情况下是先有议题后决定开会。其做法有这样 几类：一类是主管领导临时确定议题，由会议秘书人员向有关部门搜集文件，准备资料；一 类是需要会议讨论的问题很多，先讨论什么，后讨论什么，需要会议秘书人员提出建议；再 一类是由会议秘书人员事先向主管方面搜集议题，然后加以安排，列出议题表，提交首长确 定。 会议议题的来源一般为：一是首长批示交办的或指定有关部门汇报的问�