《哈佛管理技能培训教程》

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哈佛管理技能培训教程- 第172部分


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  比起提早一小时,晚一小时的效率反而比较好,不过,无法这么做的话,比平常早一小时上班,也是个很好的方法。因为,如果错开时段上班,如果运气好的话,不但有位置坐,而且可以看书、写笔记。

  7。用档案夹做垫板

  在车上看资料时,经常需要在上面写东西,这时,如果公事包内备有档案夹,可当做垫板使用,实在是再好不过。

  档案夹有布袋、纸制、塑胶制的,不过,不论哪一种,其封面一定都是硬硬的,拿来做垫板,是最适合不过的。把档案夹的背面朝前放在膝上,在其上面写东西。如果里面的资料太少,档案夹的表面会稍微有点斜。这样摆的话,就会保持平平的。如此一来,在摇晃不定的车上,也可以安然的写东西了。

  8。多花点时间,也要选换车次数少的路线

  外出时,如果有好几条通往目的地的路线,似乎大部分的人都会选择时间最短的路线,但是,从积极利用车上时间的观点来看,还是尽可能的选择换车次数少的路线为好。

  在车上,可以充分利用宝贵的时间,不过,要是换车次数太多,三番两次打断看书,效果自然大打折扣。

  9。一星期中要去好几趟的地方,最好购买月票

  当你因公经常要往返于某地与某地时,最好是购买些地方的月票,因为这样能省掉一次次买票的麻烦,实在值得。即使从费用上来说,加上省时的优点,一星期中只要用上三次左右,买月票反而比一次次买票更划算。

  10。搭火车不预先购票,是种浪费

  业务人员搭火车出差的机会非常多,很多人都认为,出差时预先购票,是很浪费的。其实,情况刚好相反,不预购车票才是大大的浪费。

  要是没预购车票,为了车票就得早早到售票口排队,万一没位置,就得买“自愿无座”的车票,一路站到底,在车上就无法看书、写字,这种情况相当多。若把这些时间成本列入考虑,即使多花点钱,预购车票也称不上是奢侈。

  11。一卡在手,方便行事

  对时间就是金钱的现代人而言,电话卡是随身必备品。正如前面所提过的,即使是偶而才去一次的地方,如果考虑时间上的损失,你也可随身备有一张电话卡,免得打电话时受到铜板的限制。所以一卡在手,行事方便。

  12。把常去地方的地图复印下来,予以归档

  在你所在公司中,若你经常被派到其他公司办事,这时若是第一次去的地方,把地图复印下来,标出目的所在,并在旁边空白处写上名称、电话号码、负责单位、营业时间等资料,交给属下随身带去,只要按图索骥,就一定不会迷路。

  办完事之后,就用不着这张地图,不过,为了供以后其他人使用,仍将其收回并予归档保存,如此,即使是新来的实习生,只要交给他这张地图,马上就能够前往目的场所。13。初次前往的地点,行前必须从地图确认其所在位置

  初次前往的地点,你一定要先从地图确认其所在位置。举例来说,在打电话向对方问路时,也先预备好地图,不忘在视觉上加以明白的确认。

  此外,有些街道号码的编法,连当地的邮差也会丈二金刚摸不着头脑,所以,光靠地址想要找到地点,往往都要比预期花上更大的功夫。在离开公司之前,你可先了解一下大概的位置,其他细节在月台等车的时候,再仔细的慢慢研究。

  这样,既不会浪费时间,且八方地理也尽在你胸中。

  14。在地图上作标记去过一次的地方,要在地图上书写相关资料,以方便再次前往。

  如果地图上没有标出目的场所的位置所在,去过一次之后就将其位置标在地图上。此外,要是找到一家书店,若你认为与人在此地会面十分方便,也将其标在地图上。

  除此之外,对方的电话号码及届时必要的资料等也都全部写上去。这么一来,一年之后这张地图就成为内容丰富的第一手资料来源。

  15。随身携带口袋地图,走遍天下

  经常在公事包中放一本口袋地图,随身携带,必要时复印一份带去也可以。为什么要随身带着一本地图呢?只要实际试试,就可以体会出其中的方便,如果临时想造访附近的朋友,虽然知道地址,却不知道怎么走……在这种情况下,只要手中有本地图,走到哪里都不会迷路。

  赴外地出差时,也可带着当地地图,而且,在路上就根据地图来确认目的位置。再次前往时,就非常清楚,办起事来也十分方便。

  16。自制一张“用功地图”

  对于你常去的地方,你可仔细查看周围的环境,以了解附近有什么可供读书、工作的安静的公共场所。实际上,也有人自制一张常去的地方的简图,以便随身携带。

  例如,一个学生,他自制一张家里与打工地点周围环境的简图,并标出咖啡店、图书馆、公园等等公共场所所在位置。甚至按目的的不同,以不同颜色的色笔来标示,比如在这个公园学语言,在那个图书馆写报告。如果手中有一张自制“用功地图”,一定能够大大地提高学习效率。

  17。预先准备大车站的站内地图

  大都市的终点车站与地方上搭乘新干线的大车站,光在站内走动,就要花不少时间。所以,在必须前往这类大车站搭车时,最好利用口袋地图以及杂志上撕下来的“站内地图”。在出门之前,先弄清楚售票处、前往搭车月台的路线、方便换车的乘车位置。这么一来,可以把走错地方所造成的时间浪费减少到最低限度,而得以从容不迫悠然而行。18。自制一张常搭班车的时刻表

  由于加班、应酬的关系,早上搭固定班车上班的人,回家却不一定如此。去到车站,车子老不来,换车不顺利,在月台上苦等几十分钟,弄得人心烦气躁,大概很多人都有过这种经验。

  除了现成的时刻表之外,你还可自制一张常搭班车的时刻表,夹在手册之中,上面清楚地写着换车的班次。借此,只要在开车之前赶到即可,得以把时间用来专心工作,不必浪费在等车时间上。

  19。准备一张市内地区

  在你所在的公司中可挂一张大型地图,在这张地图上,清楚地标明着每一家商店的名称,那里有什么店、邮局在哪里,一看就知道。

  尤其是,如果有一张这种地图,显示住宅或公司附近半径一公里内的周围环境,将会非常的方便。例如,出门买文具之时,只要看一看地图,就可以知道最近的文具店在哪里。20。在回家的车上看英文报纸

  在练习英文阅读能力之际,你最好选用在回家的车上看英文报纸。

  同一天的报纸,即使有中文版与英文版之分,大体上的结构还是一样的,而且刊载的内容大同小异。也就是说,早上看中文版所得的消息变成一种“预习”,帮助了解英文报纸的内容(指国际新闻而言)。即使每天只阅读同一专栏的文章,也是一种很好的练习,能够提高自己英文的阅读能力。

  21。假日外出时,最好散步去

  很多人假日到附近办点事,也要开车去。其实,值得提倡的是,你最好是走路或骑自行车去。这样,一方面可以解决平日运动不足的问题,另一方面是开车去反而容易造成行动上的不便。

  举例来说,在外出的当儿,冒出一个灵感,为了进一步研究灵感的可行性,打算顺便去书店找些资料,可是开着车出去,就担心找不到停车位,结果感到十分麻烦,干脆打消这个念头,直行而过,这种情况非常多。如果走路或骑自行车出去,“绕道而去”是轻而易举的事,也正因为这样,假日外出时,最好是散步去。

  22。出门一趟要多办几件事

  在电话与传真机十分普遍的现代,有时还得亲自出门一趟,像交接重要文件之类的工作就是如此。由于出门拜访客户要花上相当工夫与时间,如果一趟只办一件事的话,未免太浪费时间了。

  所以,当你在派人前往收送文件时,可先确认有没有其他要收送的东西,然后交待一并处理,这样回来之后,才不会又为了要收什么东西,再跑第二趟。去一趟办好几件事,自然能提高工作效率。

  23。准备些可在等待中做的工作

  大家都知道,去银行或行政机关,即使只存笔钱,从文件送入窗口到处理完毕,仍要花上相当时间,既然如此,为什么很多人都一脸不耐烦地在柜台前等待?如果预先准备一些工作,等待的时间就不会浪费了,一样可以有效地加以利用。

  比较好的处理方法是,先送出必须处理的文件,在处理完毕之前,先以电话处理好事情,如果还有多余的时间,就可以看看预先准备的书报杂志,比起不耐烦地等待着,这样更合乎效率原则。

  24。按目的详细区分“用功地图”

  由于工作的空档时间,你可以利用你所在公司附近的公共场所,好好地看书或查资料。正如前面所提过的,为此你脑中已清楚地印上一张有关周围环境的“用功地图”,而且不单按目的大致区分,还更深入地细分化。

  举例来说,用来完成文件的场所不只一个,如果是与外国有关的文件,就去外贸协会,如果是以地方报纸为资料的文件,就去图书馆。

  25。先拟好采购单,可防止漏买必要东西

  许多家庭主妇去超级市场购物时,都会先拟一张采购单。先拟好采购单,可以防止漏买必要东西,以免饭做到一半,突然发现忘了买某样材料,又得慌慌张张跑出去买,增加无谓的麻烦。


  第三章 哈佛经理时间管理方案

  一、“钟表时间”时代结束

  “钟表时间”就是根据钟表所显示物理的、几何的时间。这如同一条直线,在本质上是没

  没有深意的。一个人如果固执“钟表时间”,一生便只是规规矩矩移动的钟表一般罢了。但若能

  将此舍弃,便另外拥有无从估计的另一种时间。

  从“管理时间”到“运用时间”
  “管理时间”的想法,在工商业社会里已经十分普及,对于工商界人士而言,也是耳熟能详的。

  “每个人都平等地拥有一天二十四个小时”,这种平等拥有的时间,要如何确实有效地利用呢?这就是管理时间的基本课题。所谓管理时间,便是时间的P、D、S(计划、时期、观察)。

   管理时间是为了以高明的方法活用时间,但在执行的过程中还有很多的问题。试列举出可想见的几点:①如何运用这被赋予的时间为其终始。②如何突破“钟表时间”。③只把时间当成是度量的一种而把它形式化。④不关心时间“量”的价值。⑤缺乏思想和理论的根据。⑥忽视时间的人性面。⑦无法分清生活和生命的关系。⑧无自管理者观点而人云亦云。⑨缺乏全盘的设想。⑩鸡蛋里挑骨头似的。克服这样的障碍,把生活与时间结合,才能充实工作、充分休闲和丰富人生,这才算是有效“运用时间”。

  如何运用时间应有下列几点心理准备:

  (1)在时间的运用上,不认为时间是被赋予的,相反的,要创造时间而予以扩张运用。

   (2)运用时间在其思想和理论作为基准,以考虑到时间的问题及其运用技术。

  (3)对人类而言,生活、时间之间以及生命和时间之间,应该予以充分地了解。

  (4)运用、争取时间,将时间转变成自己的而加以活用。

  (5)以增加、创造时间价值为目标。

  (6)应用时间和个人的能力展现是平行问题。能有效运用时间的人也就是有能力的人。

  (7)运用时间时要重视“TPH”(时间哲学)、“LPH”(人生哲学)、“LD&P”(人生设计)等。当然,掌握与运用时间并不只是关系到单纯的自管理者。在工作和日常生活当中,也都有其适应之道。

  (8)管理时间和运用时间是一体两面的。

  你的时间是死的吗
  你是否有过这样的经验:

  毫无目的地看电视或阅读杂志,总觉得无意义,但仍继续地看(读)下去。就连广告也全

  看(读)了。直到夜深,变得身心疲劳,才抱着棉被入睡。但是,第二天又重复着同样的事情…

  …这到底是怎么回事呢?重复做这样的事,或是几个小时,或是瞬间,但其后回想起来,感觉非常空虚。

  时间的死亡,事实上就是这个时候。如果时间有生命的话,你应该听得见时间临死前呻吟的声音。这不单只是比喻,时间真的也有生命,时间的死亡一点也不是不可思议的。

  不仅如此,在管理者的人生当中,让时间流失、死亡的状况,是出乎意料地多。因人而异,这种状态会持续几天几夜,有时甚至到几年、几十年。因为时间是眼睛看不到的东西,人们无从察觉,而想到的时候,就会深觉可怕。

   □ 当时间“死亡”的时候

  时间到底在哪个时候、哪种场合死去呢?在此试将典型的例子尽量列举如下:

  ①对于未来没有梦想和目标;②每天毫无目的地生活;③一切毫不在意;④感觉不到生活的充实、成长和幸福;⑤不具感性、欲望与热情;⑥精神无法活泼地运作,宛如死水一般;

  ⑦无法产生新的思考或创意;⑧对现状没有改变的欲想;⑨没有自己想要创造的冲动;⑩时常处于后悔或遭受挫折、绝望、无力感的情况;11丧失自信;12感到自己的心理或身体患病了,甚至有崩溃的感觉;13时常受任性或一时冲动的支配;14感到是在被流放的情形下生活;15顺着对方的说法行动;16和酒肉朋友来往,被他们牵着鼻子走;17过度沉迷于快活和游乐中;18做坏事或耽于坏习惯;19持续妨碍健康的规律

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