《哈佛管理技能培训教程》

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哈佛管理技能培训教程- 第95部分


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注目,但到头来,他们年复一年却总是一事无成,反不如集中精力,专攻一个目标。那样更实际、更可靠。

  这与前面提及的精力的重要性并不矛盾。谋权者确实工作得异常卖力,但他们与那些精力过剩者的本质区别在于:他们懂得快中有慢,急中有缓。他们总是目标明确,计划周密,行动有力,因而自然可以旗开得胜。总之,他们知道如何有效利用他们宝贵的时间和精力。

   经理人常常把时间看作是自己的主人而不是仆人。对大多数人来说,并不充裕的时间是压力与紧张的根源。而谋权者的想法与众不同,他们把时间看作一种资本。因为如果时间管理得当就可以成为权力潜在的源泉;所谓时间管理即指合理有效的利用、支配时间,以取得最大的优势。也就是说,只有高效率才能产生高竞争力。
  但时间管理本身是无效的,它必须与责任管理结合在一起,这种结合的基本目的就是:“无论做什么都要有成效”。

  许多经理人成天靠对着墙发呆和聊天来打发日子。他们工作起来三心二意,挑三捡四,

  一天下来一事无成,更糟的是他们一周中大多数的工作日都是这样度过的。□利用时间创造权力
  深思熟虑是强有力的时间和责任管理的关键,也就是说,采取具体行动之前,先问问自己:为什么做这事?怎样才能做得最好?什么时间做最好?

  就拿整理邮件这样只需一个多小时就能完成的简单工作来说,如果你有秘书,又何苦事必躬亲?你需要看多少?而秘书例行可以处理多少?文件送来后你是随意抓起什么就处理什么,还是先把文件按轻重缓急分类?这项工作最好由秘书来完成。还有,你是否有必要详细阅读每一份报告呢?

  开始一项工作之前,应先考虑好相关因素。这样就不会漏掉重要环节而造成时间的浪费了,还可能揭示出潜在的捷径,这也减少了完成任务过程中半途而废,被迫重新开始的可能性。
   时间管理中最容易被忽略的是“何时”。基本上时间分为两种类型,即:质量时间和其他时间。

  质量时间可被定义为精力和注意力最充分发挥功效的时间,出现的时刻因人而异,可能是在一大早;可能是办公室里安静的时间;也可能是在星期六下午。

  质量时间就是表现最佳的时间。把质量时间用在重要的工作上,其它的时间则用来做不重要的工作。学会利用零碎的半小时,并且减少工作效率低的时间。例如:可以把开会的时间用来略记下几个想法,或者起草一封信件。 意志力对成功极为重要。计划如果不实行就毫无用处,不要光感叹干扰,要设法控制,被干扰的时候可做些不需要多少注意力的简单工作,保持良好的人际关系并不意味着必须花上半天时间陪着对方。
  总之,不要等你觉得万事俱备时再开始,否则你永远开始不了。开始一项工作前的倦怠往往源于对开始的恐惧,解决这个矛盾的方法只有马上动手做。如果动力不足,可以告诉自己将限制花在上面的时间,而一旦开始,你一定会发现不必依赖什么就可以工作下去。

  时间被用来进一步创造权力的方法是:利用自由行动以加快事情进展,或拖延事情进展。 对许多企业来说,速度是个陌生的字眼,许多人失败就是因为他们太慢了。谋权者从来不让事情赶到自己面前,如果需要,他们会毫不犹豫地抢先一步。

  从另一个层次上说,对速度的要求可以用来施加压力,或者摆脱不成功的交易和不明智的许诺。只要采取主动,时间就可以被利用,诸如“如果明天还到不了,就取消定单”或“我希望明天早上看到这份报告”之类的命令,就是利用时间作为强迫对方的工具。以这种方式控制时间要求保持下面这个平衡关系:
  显得很讲道理,但同时清楚对方不可能在规定期限内完成。
  拖延战术是另一种控制时间的方式。拖延最有效的时机就是对方困难重重,经不起拖的时候,例如:赴约会故意迟到的恋人就是利用时间控制使对方焦虑,因而更加依恋。同样,故意拖长申诉或官司都是藉着磨垮对方的斗志来挫败对方。

  速度还可以防止一个人改变主意,而拖延则引起人内心的改变。劝说就是给对方时间反省和重新考虑自己的处境,有时不行动反而有助于获得权力。精力过剩型的人经常自寻烦恼,他们第一个冲动就是采取行动,而事实上最好的行动常常是置之不理,让时间去解决。

   □ 接受额外的任务
  企业中充满了喜欢开会,酷爱坐在委员会里高谈阔论的人。这些热心人一边批评他人的努力,一边坦然的居功自傲。其实他们很少做事,虽然他们游手好闲很让人气恼,但也为你创造了一个潜在的权力缺空,因为:工作创造了独立性。独立性创造了权力。

  多接一项重要任务可以获得控制权,久而久之,你成了不可缺少的人物,最后,你将跻身决策圈,这便创造了权力。例如,有一个面临预算危机的学校正准备进行改组,当大家对于计算效益的复杂公式感到头痛时,一位职员站出来承担了这个任务,因为只有他能提供决策所需的讯息,他一下子变成重要人物。
  这位工作人员因此被邀请参加学校董事会的所有秘密会议,这便使他能对改组发表自己的意见。在赢得了高级主管的尊敬后,他理所当然的成为学校董事会的永久成员。
  当然,要留心别被人利用。最好的办法是直接对可能影响你升迁、或你希望引起他注意的人提供服务。再者,接受一项任务就必须对之负责也很重要,否则当事情变糟的时候,推脱说不该自己负责,只会显得更不可信赖。
  有潜在利益的事值得冒险一试,特别是当这涉及对专业知识和技巧的掌握时,往往预示着成功的开始,应当避免的是那些一直失败或被人瞧不起的事。举个例子,在我以前工作的公司里,鼓励员工提建议的计划被高级主管认为是给上级难堪,结果提建议者的地位被他们的同事与上级心照不宣的贬低了。
  接受额外的任务是正常工作之外的小插曲。正如在本章前面提到的资料库经理那样,扩充经验和权力基础可以使你在事业上更上一层楼。

  你可以为创造自己的运气做准备。四下张望一下:企业中哪个人可能离开?问题在哪儿?上司做的事哪些你也能做?认识到潜在的机会后,确信一切准备就绪,等待机会出现就牢牢抓住。再研究一下各种可能的角色哪个更合适,结交在任者,让他知道你希望扩充自己的经验。但表态必须谨慎,因为公开流露的野心将招来敌意和对抗。

   时机到来时,应马上付出努力,或者攫取职务,上级一般不会叫你住手,因为对他们来说这并不值得担忧,但必须强调的是现在还没有到开始讨论加薪问题的时候(当然如果对方非常需要你就是另一回事了,这里我们假定你的职位还很低)。

  应该注意到代理职务是有利有弊的,可能增加你正式接受该职务的可能性,但也可能破坏这种可能性,因为“蜜月期”一过,你在该职位上的表现会暴露出于你有利与不利的方面。

   心理学家告诉我们,在带有积极因素的问题和带有消极因素的问题中,大家大都选择前者。在这里带有积极因素的问题是:任命一名未知候选人,而结果可能是正确的。而带有消极因素的问题是:任命一名特定候选人,而已知他有许多局限。

   谋权者必须根据该讯息仔细思量:暴露身分的时间越长,工作越困难,受任命的困难度就越大。如果是这样,为什么不让你的对手去冒这个险呢?

  工作场所可能是令人不快甚至是恐惧的。像接受告解的神父一样支持别人,也是通向权力的一种方式,因为你掌握了只有神父才知道的讯息。神父的角色可以迅速而简便的用以下方法扮演:①倾听每个人的谈话;②不向任何人透露。第二点尤其重要。不管怎样,如果别人出于信任把秘密泄露给你,你也同样可以期望他们替你保守秘密。

   □ 掌握主动
  主动权的掌握对成功有至关重要的作用。奇怪的是大家常常不太情愿利用这一优势,而宁愿坐待对方采取行动;这样做等于为对方损害你的利益提供了方便。

  采取主动的威力在于一旦采取主动,会发现许多琐事变得容易解决了,不必再为确定一个开会日期或等某个人回复一封要函而烦恼了——至少它使生活变得方便了,不是吗?有时在主持讨论或宣布重要决定这种大事上,也要当机立断地采取行动。

  曾经发生过这样的事:一项立即关闭几家亏损洗衣店的命令下达后,工会竟然没有提出
  反对,奥妙何在呢?原来决策者考虑到采取限定生产量(也就是干洗的数量)的做法很难顺利贯彻决策,于是采取主动果断宣布几家洗衣店停业,既然停业,定单就不能再接了,现在的机构也必须停止运行。工会被停业的字面意思给唬住了,认为既然已经关闭,再反对也没有用。

  先掌握主动权还不够,必须保持优势。最基本的也许只打几个电话就能达到目的,当然也需要一定的技巧。总之,等待别人授予权力只会是白等;而如果能主动获取权力,一切都会迎刃而解。

  有一个公司,各部门的人事经理经常隔周举行一次午餐会,借机讨论公司的人事工作。

  一位新总裁上任后,问各部门可否让他也参加会议(部门人事经理并不向他直接汇报工作)。
   总裁加入后的几周内,有些会议移到他的办公室召开。不久,所有的会议都挪到他的办公室里,议事日程与会议记录都正式起来,与会人员也扩充了。就这样,随便的聚会变成必须参加的例行会议。

  掌握主动的一个要点是:别问能不能做到,放手去做。

  别人说“不”总比说“是”容易,这也有办法对付。一位培训部工作人员主动制定出一份新的员工手册,交给经理看了以后,经理说:“如果一年以前你问我是否该制定这样一份新手册,我肯定会说不。但现在我看了以后我要说很好,为什么不早点这么做?”
  克制自己炫耀宏伟计划的欲望,因为一旦失败,你就会身败名裂。一位夸口必能进入研究所修得更高学历,以使自己的事业更上一层楼的人,当他发现进入研究所的关卡是多么窄小时,后悔已经来不及了。三年后,在众目睽睽之下,他没能实现自己的目标。如果他在提出期望前先做好充分的准备,就不会惨败,也不会像现在这样费了心血而一无所获。

  电脑软件一旦买了,就不可以退货;钱一旦花出去,就收不回来;合约一旦签字,不管如何反对也不能更改(有时合约还没有签字,或者定单还没有进行生产,你也可以装作为时已晚,不可更改)。换句话说,谋权者装个样子就可以获得他们想要的效果。还是一句老话:“权力在那儿等着你去取。” 实施这些权力必须分析利弊——即潜在的收获和潜在的风险。如果你有宿敌则要特别当心,可能你是在双手奉上对方梦寐以求的机会。

  另一方面,记住当权者可能认为规定不过是一纸空文,所以会睁一只眼闭一只眼,如果他们知道你在做的事他们就必须干涉,因此他们乐得不闻不问。
  如果你知道那些事是被禁止的,要么就此停下,要么甘冒违反规定的风险做下去。最坏的结果不外乎有人不耐烦的对你说:“别再做了。”这种情况下,你大可只道个歉,然后依旧我行我素。
   □ 创造权威的气氛
  虽然管理部门有管理的权力,但令人惊奇的是许多经理人在运用他们权威的时候总是犹豫不决。经验显示,这很可能是因为害怕他们的权威遭到非难而丢面子。
  其实,经理人要有自信,只要他们的命令确实是出于工作需要,并且是用合适的方式下达的,就绝不会碰到非难。对那些拒绝执行命令,以及采取不合作或抵抗态度的员工,可以透过适当的行政渠道将其开除,但是采取不正当的手段造成员工畏惧和猜疑有时却又使事情更糟。迟疑运用权威的另一个原因是害怕树敌。其实权威是企业稳定和工作品质的关键。没有什么比模棱两可的命令更令员工为难的了,例如:不清楚究竟什么是被允许的。不清楚上司期望他们做什么。因为没得到明确的授权,因而无法开展工作。

  害怕非正式的控制常常是个人与群体间的矛盾根源。管理的一个重要功能就是运用权威以确保企业能有效运行。例如,有两个部门的经理,他们都反对将下面的行政人员合并到一起,虽然合并的目的仅是为了减少人力浪费,增加交流。总经理意识到他们反对的原因是害怕对方将控制自己的人员,于是他宣布人员直接归他管理,没有人抱怨他滥用权威,两个部门的顾虑都消除了,该建议也得以贯彻实施。
  理论上,每一位经理的权限都有正式的规定和限制,而事实上树立良好的权威形象有助于扩大权力。

  高夫曼提醒我们,“人”这个词在拉丁文中的原意是面具。在所有权力关系中,权威不是建立在现实的基础上,而是建筑在别人对你的看法上,别人的看法可以藉由“形象管理”来操纵。“形象管理”在这里的意思是:模仿某一特定类型的人,或创造出自己独特的形象。

  要模仿某一特定类型的人,自己首先要看起来像那么回事,也就是改变穿着、所使用的

  交通工具、办公室装潢和家俱等外表形象,以给人留下好的印象。
  几年前,英国威尔斯亲王访问某地。一家地方报纸随后报导说,去欢迎亲王的幼稚园儿童对亲王没有戴王冠深感失望。一个小家伙甚至失望得哭了,他竟然如此不满。

  这个例子说明,服饰是成为某一特定类型的人非常重要的一环,也许外

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