应用文写作- 第1部分

　　

　　书名：　　应用文写作

　　作者：　　王洪运

　　内容简介

　　本书从高职学生的学习特点出发，主要讲授应用文写作基础知识和目前社会上使用频率较高的应用文体。全书共分7章，主要内容包括公务文书、事务文书、生活类事务文书、经济文书、礼仪文书、学术文书几个部分。本书的讲解深入浅出，并在每一个章节都安排了范文解析、修改错例、写作训练等形式多样、贴近实际工作的实训内容。通过学习本教材，学生不仅能够掌握应用文的基本知识，还能促进应用文写作能力的大幅提高。

　　本书可作为高职学生学习应用文写作的通识教育教材，也可作为各机关、企事业单位工作人员写作公文的参考书。

　　第1章

　　应用文写作基础知识

　　Chapter　1

　　本章主要介绍应用文写作的基础知识和注意事项，主要包括应用文的概念、特点、作用、分类、主旨、选材、写作要求等的概述，具体的写作格式在接下来的几章里将有详细叙述。

　　第一节　应用文写作概述

　　一、应用文的概念与特点

　　（一）应用文的含义

　　应用文作为人际交往中必不可少的重要文体，是在人类长期社会实践过程中形成的，在处理公私事务时经常使用的实用性文体。它是保证人们日常生活和工作正常运转的重要工具。

　　应用文像其他文章一样也是一种传媒，是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。随着社会的发展，人们在工作和生活中的交往越来越频繁，事情也越来越复杂，因此应用文的功能也就越来越多了。

　　（二）应用文的特点

　　应用文在3000多年的历史发展中，已经形成了区别于文学作品与实用文体的极其鲜明的个性特点，学习应用文写作，只有深刻理解其特点，准确把握其特点，才能增强写作的自觉性，写出合乎规范的应用文。

　　1．运用的广泛性。同其他的文体相比，应用文的适用范围是最广泛的。应用文是人们处理各种事务、传递信息的书面工具，人们几乎随时随地都离不开这个工具，使用广泛是其显著的特征。应用文使用的领域在所有的文体中最为广阔，应用文是根据人们生活和实际工作的需要应运而生的，所以应用文的应用必然覆盖着人类社会的方方面面，国家机关、企事业单位甚至个人，几乎都离不开应用文的写作。

　　2．体式的规范性。应用文文体在长期的应用过程中，逐渐形成了一些比较规范的文本格式，有大致相同或相似的布局和写法。这种比较规范的文体形式是社会的需要，它便于写作、阅读和处理，有利于提高办事效率，便于分类、归档和查询，适用于办事的方便快捷。譬如，公务文书，它涉及国家的路线、方针、政策和广大人民群众的利益；合同文书则涉及双方当事人的权利与义务；礼仪文书关系到双方的密切交往与相互信任等，因而，功用性很强，目的性明确，科学性要求很高，因此规范性就成为其必然的要求。

　　3．内容的真实性。应用文是应用于日常生活的，因此应用文的内容要符合客观实际，真实可靠，准确无误，而不能夸大其词更不能以点代面、以偏概全。同时，在应用文中出现的时间、地点、情况的反映要真实，所引用的资料、数据也要真实，不允许有任何的出入和虚构。因此，要求应用文的作者要笃实于己，取信于人，说老实话，写老实文，以确保应用文的内容真实可靠，使其更好地发挥作用。因此，要求应用文的作者要忠于事实，取信于人，以确保应用文的内容真实可靠，使应用文真正发挥其应有的作用。

　　4．运用的时效性。应用文不同于其他文体，它是为解决新近发生的问题，及时地为现实生活服务而写，某些应用文书，如法规类文件，标明了生效或执行的时间，那就必须严格遵守。特别是在当今社会发展如此迅速，人们的决策、措施要适应变化了的形势，必须适时地使用应用文这个工具，从而更好地解决问题，推动社会发展。还有些应用文体虽然没有严格的有效期限，但其作用的发挥也多是由强到弱，逐渐失效。

　　二、应用文的分类

　　由于角度繁多、标准不同，应用文没有形成统一的分类。目前，较常用的分类标准主要有以下几种。

　　按照应用文的使用范围分，可分为通用文书和专用文书两大类。通用类指人们在办公或办事中普遍使用的文书，包括行政公文（如命令、决定、公告、通告、议案、批复等）、通用事务类文书（如调查报告、工作总结、述职报告、计划等）、个人事务类文书（如信函、启事、祝词等）；专用类是指专业性较强的某种特定行业使用的文书，如上诉状、公证书等司法文书。

　　按应用文的特点可分为指挥性文书、法令性文书、报请性文书、知照性文书、交际性文书、记录性文书等。

　　按照应用文的性质分，可分为法定公文、通用的机关事务文书、专用的部门业务应用文、日常生活应用文。

　　另外，随着科技的进步，按照应用文的记载方式可分为文字文书、电讯文书、电脑文书、声像文书和图形文书。

　　三、应用文的作用

　　随着社会的不断进步，作为一种工具，同时又作为一种信息载体的应用文越来越受到人们的重视。概括说来，应用文主要有以下作用。

　　（一）宣传教育作用

　　行政公文的发布，绝大多数是向广大的人民群众宣传党和国家的方针、政策，宣传单位的典型经验和个人的先进事迹，起着宣传群众、教育群众的作用。法律文书的发布，警示、规范着人们的行为，起着宣传人民、教育人民、打击罪犯的作用。特别是在市场经济条件下，应用文的宣传教育作用又有了新的发展，各企业集团运用应用文这一宣传工具，宣传企业文化、企业的经营理念、企业的形象口号，以此来扩大企业的知名度和美誉度，赢得社会的信任和支持，提高了经济效益。

　　（二）沟通协调作用

　　现代社会人们参与各类活动的范围更加广泛，彼此之间的合作交流日益增多，人与人之间，地区与地区之间，乃至国家与国家之间都存在着千丝万缕的关系，都需要进行传递信息，加强沟通与联系，共创和谐的人际关系，这是工作得以顺利发展的重要前提。应用文在沟通上下左右关系、交流信息、联系情感、协商事宜、协调行动、相互支持等方面是有重要的作用。公关礼仪文书，能起到沟通感情，促进协调，互为发展的作用；广告类文书可以起到传播信息，服务公众的作用；合同类经济文书，可以起到协调关系、保障当事人双方利益的作用。

　　（三）凭证依据作用

　　应用文的凭证依据作用，在不同的文种中都有着不同程度的表现。就行政公文而言，下级机关要根据上级机关下达的公文来传达方针、政策，安排工作任务，部署开展工作。而上级机关则要根据下级机关的公文所提供的情况、反映的问题来进行决策，以便更科学、更合情合理地指导下级工作。平行机关和不相隶属的机关之间，可以根据往来的公文知照情况、商洽工作。由此可见，公文是施政的依据和准绳。它可以约束行政行为，使管理的各个环节得以正常有序地开展工作。就凭据文书而言，其凭证作用更为明显，如协议书、合同书等都规定了当事人双方的权利与义务，以此为凭证，如有任何一方违约，都要以此追究责任。概而言之，应用文是办事的，有着极强的时效性，某件事处理之后，其作用也随之消失。

　　但是有些应用文，它不仅有现实的作用，而且还是真实的历史记录，并根据有关规定立卷、整理、归档，作为文献资料供后人参考，起凭证作用。

　　（四）法律法规作用

　　自古以来，应用文就有发布法律和行政法规的作用，进入现代社会以来，国家立法机关，针对社会的实际需要出台更多更细致的法律法规，以达到以法治国的目的。国家立法机关制定的各种法律、法规，行政机关的条例，以及各企业事业单位制定的规章、制度等都要通过应用文来颁布。这些法律文书、规章制度都属应用文的范畴，一经公布，有很强的约束力，任何人都要自觉遵守，不得违反，否则将会受到不同程度的处罚。应用文在这方面的作用，对规范人们的行为，加强社会主义法制，维护社会秩序的稳定，构建社会主义和谐社会有着功不可没的重要作用。

　　第二节　应用文写作的主旨与选材

　　一、应用文写作应遵循普通写作的一般规律

　　应用文作为一种特殊的文体，实用性强是其突出特点。但应用文的写作过程同样要遵循普通写作的一般规律。

　　应用文写作过程中需要遵循的写作学中写作活动的基本规律主要有：“物—意—文”转化律、多元因素统一律、点化调整渐深律以及知行结合通变律。

　　文章写作首先要实现“感知飞跃”，这个飞跃就是由“物”到“意”的能动转化，然后，把经过“感知飞跃”形成的观念或意象，把内孕构建的文章蓝图，再进一步地加以整理和深化，使之更加深刻、完整、严密、精细，更有逻辑性、条理性，并用书面语言表达出来，使之成文，这就是由“意”到“文”的转化。“物—意—文”转化律是写作活动最基本的规律，任何作者，写任何文章，都必须遵循这一规律。

　　文章是写作客体的诸多因素和写作主体的诸多因素发生碰撞、契合、熔铸、创造的产物。正是多元因素通过写作实践发生的相互联系、相互制约、相互作用和相互融合，才形成了文章这一完整、统一的有机体。

　　所谓点化调整渐深律，是指写作的过程实际上是一个不断提炼、不断深化、不断调整、不断修改的过程。

　　所谓知行结合通变律，是指把学习写作理论与写作实践结合起来，通过多读、多练、多思，融会贯通写作的基本法则，掌握各种文体的基本体制与写作的答题要求，进而通变妙运，出巧创新，写出高质量的文章。

　　在应用文的写作过程中必须要遵循上述普通写作的一般规律才能写出合格的应用文。

　　二、应用文的主旨

　　（一）主旨的概念

　　主旨是指贯穿于应用文中的主要意图或目的。这一概念有两大特点：一是体现了应用文的特点。一切应用文是为了实现某种目的而写作的，譬如“请示”“报告”“计划”“总结”“申请书”等应用文，都具有明显的目的性这一特点。所谓“主要意图”，就是作者希望达到某种目的的打算，它对应用文主旨的性质概括是恰当的；二是适用于对应用文各类文种主旨的阐述。不论是简单得只有几十个字的请假条，还是鸿篇巨制的会议报告，其主旨均可用“行文意图”来概括。譬如，某县关于开展植树造林的通知，其主旨就是通过阐明开展植树造林的意义、任务、要求、方法、注意事项等，为某县的植树造林工作做出部署和安排。清代刘熙载说：“凡作一篇文，其用意俱要可以一言蔽之。扩之则为千万言，约之则为一言，所谓主脑者是也。”这里的“主脑”就是主旨。这句话的意思是说，主旨，就是能够概括作文用意的一句话。刘熙载这句话讲得很通俗，也很深刻。以上对应用文主旨的阐释，也正是“一言蔽之”之意。

　　（二）主旨的特点

　　作者在撰稿之前，就已经形成了应用文的主旨，即“意在笔先”，也就是在落笔之前，作者对所写的事理、目的就应该想清楚，要做到胸有成竹。

　　1．主旨的实用性。应用文主旨最显著的特点是它的实用性，这是应用写作区别于文学作品、一般文章主旨的一个根本性区别。文学作品、一般文章主旨的特点可能是多种多样的，它所体现出的是认识作用、教育作用和审美作用。而应用文是用来处理公私事务的工具，是为解决实际问题而写的，它的主旨所体现出来的是很明确的实用性。譬如写“请示”，是请求上级机关就某一事情进行批准答复的；写求职信，是为了能够找到理想的工作；写广告，是为了推销产品，树立产品形象。拟写这些应用文首先考虑的是有没有用处，发文的目的明确不明确，如果没有实际的需要就不必写，不能发。

　　2．主旨的客观性。应用文主旨的客观性，是它的最大特点。写作作为一种精神活动，不可能不打上作者的主观烙印。文学作品主旨的提炼，往往有作者的主观印记，而应用文主旨的提炼是从客观的材料中提取，主观感情不能强加于客观。力求尊重事实，它是现实的需要而形成的主旨，是生活、工作、管理的某种需要，促使作者表明某种态度的，公务文书的主旨，所体现的是集体的意志。客观需要什么，作者就表达什么，主旨与材料必须达到本质意义上的契合，体现出客观性的特征。

　　3．主旨的单一性。应用文主旨的单一性，这是与文学作品写作的又一大区别。文学作品可以是一文多义，不同的读者可以从中领略到不同的主题意义。而应用文的主旨则是单一性的，一文一事，一事一旨。要想体现出应用文主旨的单一性，还需注意抓重点写，抓住与主旨最密切的东西写，才能使主旨集中而鲜明。美学家朱光潜说：“每篇文章必有一主旨，你须把重点完全摆在主旨上，在这上面鞭挞入里，渲染尽致，你所写的事理情态成一个世界，突出于其他的世界之上，像浮雕出现在石面上一样。”如果能做到这样的效果，那么应用文的主旨就凸显、集中、单一了。应用文的主旨防止面面俱到。一篇应用文如果什么都要讲，那么什么也讲不透，枝蔓丛生的应用文影响办事的效率。有的工作总结写经验做法时，一写就七八条，分析问题不下四五条，不厌其细。似乎很全面，无懈可击，