应用文写作- 第4部分

　　以机关领导人或法定代表人名义签署发布的公文，并不代表领导者或法定代表人个人，而是代表法定的机关（或组织），体现法定机关（或组织）的职权和意图。以组织机构名义制发公文时，必须署上机关或单位的真实名称；以领导者或法定代表人名义制发公文时，必须签署其真实姓名。不管以何种名义制发公文，都不能签署笔名。任何个人都不得假冒机关的名义制发公文，否则就要受到法律的追究。

　　（二）效力的权威性

　　如前所述，党政军法定公文由法定的作者制作和发布，在其职责范围内有着法定的效力和权威，是党政军机关进行思想政治工作、发展现代化生产和科学文化事业的文字工具，要求所属机关、单位或个人必须遵照执行，不得违抗，否则就要受到法律或规章制度的制裁。特别是党和国家机关制发的公文，其内容往往与党的路线方针政策、国家的法律法规密切相关，反映了党和国家机关的指挥意志、政策意向、行动要求和人民群众的根本利益，体现了党和国家机关的法定权威，是组织开展党务工作和管理国家的重要工具。公文效力的权威性，是任何其他文章无法比拟的。

　　（三）内容的公开性

　　公文是党政机关、社会团体、企事业单位等，为了上情下达、下情上呈、左右沟通和解决一个个具体问题或实现某一项具体目标而创制的。公文的创制指不管是别人代拟的、还是领导者个人自拟的，都只能为了“公务活动”而创制，并且都是为了反映和传达“公务”信息而创制，其内容范围和性质目标，都是党纪国法所规定的。同其他可以言志、抒怀、咏物的问题相比较，具有具体的公务型内容是公文的一个重要特点。

　　（四）体式的规范性

　　公文体式具有严格的规范性，这是其他文章都不具备的。每一种公文，都有其特定的使用范围、写作对象、表现内容、使用体式。具体说，公文的体式，主要包括4个方面的内容。

　　1．文种的规范。《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）把现行的公文分为13个种类；中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）将公文分为14个种类，但是决定、通知等9个种类和《办法》是相同的。

　　2．公文格式的规范。《办法》和《条例》都对公文的秘密登记、标题、发文字号等十多项格式提出了具体的要求。

　　3．行文规则的规范。《条例》和《办法》都对行文的原则、行文的隶属关系和职权范围、公文的走向、联合行文等问题，作了具体的规则性的规定。

　　4．公文办理的规范。公文办理包括办理程序、办理原则与方法。办理程序包括拟稿、制作、收发、传递等十多项。办理的基本原则是手续完备、职责明确、准确无误、简便迅速。这些事项要求都是公文体式规范性特点的具体体现。

　　（五）制发的程序性

　　公文作为治理国家、管理社会的重要工具，从其起草、制作到发布，必须履行严格的程序，才能保证公文的完善和合法有效。综合《条例》和《办法》的规定，公文制发的程序一般包括起草、审核、签发、复核、印刷、用印、登记、分发等步骤。制发时如果缺少其中任何一个环节，公文则不能成为公文，或者不能成为完善的公文，或者不具备合法性，或者不能发挥其现实效用。此外公文必须用印，只有盖了印章的公文才能正式生效，没盖印章的公文不具备法定效力，只能是无效公文。

　　（六）创制的时效性

　　所谓公文创制的时效性，就是公文的创制有时效的严格要求，公文都有着使用目的，迟缓或拖延办理，必然给工作带来损失。因此，撰制者和执行者一定要有强烈的时效观念，要快写、快发、快处理，以提高办事效率。但由于时过境迁，有些公文也有失去时效作用的情况。一般来说，关于宏观的、纲领性的、战略性的公文或法规规章性的公文时效性比较长，处理具体公务的微观性的公文则时效性比较短。

　　三、公文文种选择的依据

　　撰写公文时要正确选定文种，不用、错用或生造文种、不仅会给公文的撰写制作带来困难或麻烦，而且会给公文的效用带来损害。选择公文文种要严守有关规范，特别是要严格遵循党和国家关于公文文种的使用规则。

　　选择公文文种的依据主要有三个方面。

　　（一）根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种

　　根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种，就是要求明确双方间本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种：当双方存在领导与被领导、指导与被指导关系时，可分别选用下行文种或上行文种；当双方存在的只是平行关系（同系统中的同级机关之间）或不相隶属关系（非同一系统的任何机关之间）时，只能选用平行文种。

　　（二）根据作者的权限选择文种

　　根据作者的权限选择文种，就是要明确作者的职责、权力范围，选择与之相符合的文种。这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定，只有具备相应地位和权力的机关才能选用。如“命令”是一种领导性公文，但并非一切处于领导地位的机关都可以使用。除军队系统之外，只有那些为宪法和其他有关法律明确规定有权发布命令的机关才能使用。如果不按作者的权限选择文种，特别是选用了超越自身权限的文种，就将构成越权行为，公文自然也会因失去法律、法规保护而失效。

　　（三）根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种

　　根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种，就是在相同性质的文种中，选取有助于实现目的和要求，有助于使主题得到正确、鲜明表现的具体文种。在公文文种体系中，有一部分是性质相近或相同但具体用途各异的，它们分别适用于表现不同的公文主题，适用于表明不同的行文目的和对公文阅读、办理、答复、执行等方面的不同要求。如同属上行文的“报告”和“请示”，虽性质相同，但在表现主题、表明行文目的和要求方面却有不同的功用。“报告”用于向上级机关汇报工作、反映情况、回答询问等，但不能表现带请示事项的主题内容；“请示”可用于向上级机关请求指示或批准，但不能用于不带请示事项的工作情况汇报。“报告”可提出请求审阅批示或转发等方面的要求，但不能用于请上级允许“自己”去做什么，也不能请上级务必答复；“请示”则可以提出请求上级务必予以指示或答复的要求。

　　第三节　公文的格式

　　一、公文的组成部分

　　公文的结构指公文的组织构造。公文结构具有规范性和相对确定性，党和国家对公文的基本构成作出了规范性要求。

　　党的机关公文一般由17个部分组成。《中国共产党机关公文处理条例》第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”

　　国家行政机关公文一般由18个部分组成。《国家行政机关公文处理办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度。发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”

　　从大的方面看，在我国，党政机关通用公文的结构一般分为三个部分：公文版头部分、公文本体部分、公文文尾部分。

　　公文版头部分，包括版头（发文机关标识）、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等六项。党的机关公文截至目前，尚没有标注保密期限。

　　公文本体部分，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项。

　　公文文尾部分，包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等四项。

　　下面，以党的机关公文为例，对公文结构的组成部分作些介绍。

　　（一）版头

　　由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也和以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用本民族的文字和汉字印制。

　　（二）份号

　　公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。

　　（三）密级

　　公文的秘密等级，标注于份号下方。

　　（四）紧急程度

　　对公文送达和办理的时间要求。

　　（五）发文字号

　　由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文一般只标明主办机关的发文字号。

　　（六）签发人

　　上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。

　　（七）标题

　　由发文机关名称、公文主题和文种三要素组成，位于发文字号下方。

　　（八）主送机关

　　主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。

　　（九）正文

　　公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或者主送机关下方。

　　（十）附件

　　公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。

　　（十一）发文机关署名

　　应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。

　　（十二）成文日期

　　一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

　　（十三）印章

　　除会议纪要和印有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。

　　（十四）印发传达范围

　　加括号标注于成文日期在下方，比如，“（此件发至省、军级）”，“（此件发至县、团级）”。

　　（十五）主题词

　　按上级机关的要求和《公文主题词表》（中共中央办公厅秘书局编制，中国档案出版社1998年出版）标注，位于抄送机关上方。

　　（十六）抄送机关

　　指陈主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。

　　（十七）印制版记

　　由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

　　二、眉首、主体、版记的构成及写作要求

　　公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

　　（一）眉首部分

　　1．公文管理标识，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度。

　　公文份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。

　　秘密等级和保密期限，如需标识秘密等级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

　　紧急程度，如需标识用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

　　2．发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可以只标识发文机关或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　联合行文时应使主办机关名字在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；若联合行文机关过多，应保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小，行距缩小。

　　发文机关标识位置有两种。第一种用于平行文或者下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（即留出天头62mm），也就是留出25mm（约2行）位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。即使不需要标识这三项要素，也要留出这段空白。第二种仅限于上行文，即对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心为80mm，即要留出55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头117mm。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或者大于22mm×15mm。现行“国务院文件”的字号即是22mm×15mm。

　　3．发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。其位置在发文机关标识下空两行，用三号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，不要把“2019”简化为“19”，用六角括号“〔　〕”括入，不要用方括号“＇　＇”或者半圆括号“（　）”。序号是发文的流水号，一般都按文件的形式统一编，即是哪一个部门主办的，只