件的形式统一编，即是哪一个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。序号不编虚位（即1不编为01或者001），不加“第”字。如“鲁府办〔2009〕2号”表示山东省人民政府办公厅在2009年度内发的第2号文。
发文字号中的机关代字，要由一定范围内的领导机关，对自己直属机关的单位代字统一编定，以免重复、混乱。编好后要保持稳定。机关代字一般由两个个层次组成。第一层次是发文机关代字，第二层次是发文机关主办文件的部门的代字，如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。有的机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。
行政机关之间联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号的作用是便于分类归档，查找及引用。发文字号的位置在发文机关标识下空2行，发文字号之下4mm印一条与版心同宽的红色反线（实际掌握发文字号只要不贴红色反线即可）。发文字号应居中排列。
4．签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。这时，发文字号不要居中。发文字号居左空一字，签发人居右空一字；签发人用三号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。
如果有多个签发人，或者有的文件按规定，还需要标注会签人，那么，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或者会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或者会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果三行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人姓名居右空1字的要求不变。发文字号和最后一个签发人与红色反线仍保持4mm的距离。
（二）主体部分
主体由公文标题、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识（单一发文章和联合行文印章）、附注等要素组成。
1．公文标题，是公文内容和作用的高度概括，包括“发文机关＋事由＋文种”三要素，位于间隔横线下方适中位置字体略大于正文；单行或多行都要居中排列，匀称美观。主要形式有：
（1）规范式：三部分，即“发文机关＋事由＋文种”──用于重要、庄重的公务。
（2）灵活式：有两部分和一部分两种。
① 两部分：一是“发文机关＋文种”。以上标题下面可加题注（用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间）。带发文机关的标题下面如写题注，则须用圆括号。
② 这里要特别注意：一是不再写主送机关，二是文后不再写发文机关及发文时间。二是“事由＋文种”。三是“转发＋始发机关及原通知标题”（如《转发国务院关于费改税的通知》）或者“转发＋始发机关及原文件标题＋通知”（如《转发国务院关于费改税的决定的通知》）。
一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公务，带周知性。
2．主送机关，指负责处理、执行公文的机关单位，位于标题左下方，顶格书写，后面用冒号。上行文一般只写一个主送机关，其中请示、批复和函等文种只能有一个。下行文，一般写给直属下级。普发性下行文，主送机关多，一般使用泛称，如“公司直属各部门”。面向机关全体人员或者社会群体的，或者公务是周知的、重大的公布性公文，常常不写主送机关。
3．正文是公文的主要内容，包括缘由、事项和结尾三部分。位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。序号按一、（一）、1、（1）的顺序排列。
联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。
4．附件是附在文件之后，对文件内容起说明和补充作用的文字材料。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用三号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
5．成文日期，指公文生效的法定时间，一是发出日期，这是一般性文件；二是签发日期；三是通过日期，这是会议文件。用汉字小写数字，如“一九九七年六月十三日”，或用阿拉伯数字。
6．公文生效标识。印章是公文效力最权威的凭信，压盖于成文时间之上，上沿不压正文，下沿要骑年盖月。
公文除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，都应该加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，都应该加盖印章。印章要端正、清晰。
7．附注，位于成文时间下方左侧，用以说明其他项目不便说明的事项，如传达范围、引文出处或名词术语。
（三）版记部分
1．主题词，用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号小标宋体字；词目之间空一字。
2．抄送机关。公文如有抄送机关，在主题词下一行；左右各空一字，用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
3．印发机关和印发日期，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；用三号仿宋体字。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
4．版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
5．版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。
三、公文的特定格式
（一）信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。发文字号下空一行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下一行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。
（二）命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空两行居中标识令号；令号下空两行标识正文；正文下空一行右空四字标识签发人签名章，签名章左空二字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空一行右空二字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。
（三）会议纪要格式会议
纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同发文机关标识，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素的表示方法，与一般文种相应的格式要素的标法相同。
第四节 公文的行文规范
一、公文的行文关系
公文的行文关系是根据组织系统、公文法定作者的职权范围与行文单位间的隶属关系确立的发文单位与受文机关之间的关系，是机关单位之间的组织关系在公文运行中的的体现。这就必须首先弄清我国社会组织的机关单位之间的关系。
我国社会组织机关及其部门、单位之间的组织关系和行文关系有以下4种：
（一）上下级关系
上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。如国务院和省政府。机关或部门的上行文报告和请示都是面向上一级的机关或部门。而下行文如决定、通知、批复等都是面向下一级机关或部门。
（二）隶属关系
隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。如某乡政府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是隶属关系。在这一关系之下，上级常用普发性下行公文如命令、通知、意见、会议纪要等，下级也可越级使用上行文（在特殊情况下行文并且必须抄送上一级即直接上级机关部门）。
（三）平级关系
平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。其代表性文种是平行文函。有的通知也可以发挥平行性。
（四）非隶属关系
非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系，不论是相同级别还是不同级别，都要通过知照性行文如函进行协调，或联合行文共同办理。
二、公文的行文规则
行文规则是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。在此，主要依据《国家行政机关公文处理办法》，将公文的行文规则归纳成为六个方面加以解说。
（一）注重效用
公文行文应当确有必要，注重效用。公文不能随意发出，一定要讲究实效，这才能保证发文机关的权威性。如果公务不大重要，不必用公文反映，那么可以采取电话、谈话等方式办理。不要出现那种“当收发室简单照抄照转”和“一文多发”重复发文的问题。公文要少而精，否则就会出现效率低下的问题，以至于造成文牍主义，产生官僚主义。
（二）行文根据
公文行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。这是基本原则。
《中华人民共和国宪法》确定中国共产党是领导核心。为加强和改善党的领导，在对社会和国家的管理上，实行党政分开。反映在公文运行上，党和政府的行文不能混淆，党政可以联合行文而不要互相行文。
（三）部门行文
政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。其他社会组织以此类推，以机关及其部门和基层单位来表示。
机关各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级基层单位的有关业务部门行文。如市政府的商业局可以向农业局行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向区政府的商业局行文（多以下行文形式）。上下级业务部门之间，虽然没有隶属关系，但有业务指导关系。同样，总公司机关的技术处可以向生产处行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向分公司的技术科行文（多以下行文形式）。
机关各部门向下一级机关行文只能采用函的形式。上级机关的职能部门同下级机关是平级关系，有时向下级机关发函还要得到上级机关的授权，行文时要在正文的开头说明授权的机关或领导人。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
（四）联合行文
同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文在公务中常常是必要的：避免了各自分头行文的不一致问题，增强了行文的权威性和约束力，减少了公文数量。联合行文一定要协商一致的原则。
（五）抄送规则
向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。重要行文，往往是在决定、通知和批复等文种中关于重要公务或者重大问题如撤换下级主要领导人、增设重要机构、审批大型项目、进行重要涉外活动的公文。对发文机关和下级机关来说，这就便于上级监督，避免出现重大差错；对上级机关来说，这就便于了解和掌握情况，统一管理。
此外，受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。这样，便于协调工作，防止出现矛盾问题。如某市学校一件公务，既需要直接上级机关的审批，又需要经费支出，这就要将请示主送市教育局，抄送市财政局。而市教育局下发批复批准该项目给这个学校时，要抄送市财政局。
（六）请示规则
“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其他机关。“报告”不得夹带请示事项，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
1．一文一事。古代就有一文一事的行文制度。一份请示写一件公务，内容简单，便于上级批复。如果一文多事，就会出现可批可不批、全部批和部分批、快批和缓批的复杂情况。这就造�